Im Laufe der Jahre sammelt sich viel Papier an. Ein Beleg hier, ein Vertrag da usw. Irgendwann quillt das Schrankfach oder die Schublade von dem ganzen Plunder über. Spätestens dann geht’s an’s Sortieren und Wegschmeißen. Doch dabei stellt sich immer die Frage: Kann das weg oder wird das noch irgendwann irgendwofür gebraucht? Anders ausgedrückt: Wie lange muss man welche Papiere aufbewahren? Für Privatleute gelten andere Empfehlungen als für Geschäftsleute. Dazu habe ich kürzlich eine Fernsehsendung gesehen. Deren Zusammenfassung – ausschließlich für Privatleute und durch ein paar Recherchen ergänzt – will ich hier mal kurz zum Besten geben.

Zwei Jahre Aufbewahrungsfrist:
– Kaufverträge
– Kassenbons
– Rechnungen (inklusive Energie und Wasser)
– Garantieunterlagen
Die Aufbewahrungfrist ergibt sich aus der gesetzliche Gewährleistungspflicht. Energie- und Wasserrechnungen können bei fehlerhafter Zählerstandserfassung hilfreich sein. ABER: Ausnahme sind Gegenstände von großem Wert, die über die Hausratversicherung abgesichert sind. Die diesbezüglichen Unterlagen sollte man bis zum Lebensende des versicherten Teils aufbewahren, um im Versicherungsfall deren Wert nachweisen zu können.

Drei Jahre Aufbewahrungsfrist:
– Handwerkerrechnungen
– Kontoauszüge
Eigentlich müssen Handwerkerrechnungen nur zwei Jahre aufbewahrt werden. Um jedoch Probleme mit den gesetzlichen Regelungen zur Bekämpfung von Schwarzarbeit zu umgehen, sollte man die betreffenden Unterlagen mindestens drei Jahre lang aufbewahren (da der Gesetzgeber im genannten Falle drei Jahre zurück geht). Kontoauszüge kann man theoretisch im Grunde genommen gleich wegwerfen, aber gerade bei größeren Anschaffungen oder bei der Steuererklärung dienen sie nochmal als zusätzlicher Beleg. ABER: Die große Ausnahme ist der Hausbau. Da sich etwaige Baumängel mitunter erst nach Jahren zeigen, sollte man alle mit dem Hausbau zusammenhängenden Unterlagen (Handwerkerrechnungen, planerische Leistungen, Reinigungsarbeiten, Quittungen, Materialrechnungen usw.) sicherheitshalber lebenslang aufbewahren, um im Fall der Fälle eine Handhabe zu haben.

Zehn Jahre Aufbewahrungfrist:
– steuerlich relevante Belege
– Gehaltsaberechnungen
– steuerlich relevante Quittungen
– Versicherungsunterlagen
– Mietunterlagen jedweder Form
Alles das, was für das Finanzamt von Interesse ist, sollte man mit Blick auf das Steuerrecht zehn Jahre lang aufbewahren. ABER: Bei Versicherungs- und Mietunterlagen gilt, dass man die immer zur Hand haben muss. D. h. die sind solange aufzubewahren, wie die Verträge noch laufen und anschließend noch drei Jahre darüber hinaus (wg. der Verjährungsfristen). Die zehn Jahre Aufbewahrungsfrist sind daher lediglich eine Faustregel; im Einzelfall kann dies sehr variabel ausfallen. Bei einer so langfristigen Aufbewahrung ist auch die Aufbewahrung in Form einer digitalen Kopie empfehlenswert (dabei beachten, dass ein u. U. dazu eingesetzter Cloud-Dienst auch den Datenschutz berücksichtigt und dass sich ein Datenträger für eine so lange Aufbewahrung eignet).

Lebenslange Aufbewahrungsfrist:
– Geburtsurkunden
– Heiratsurkunden
– alle standesamtlichen Dokumente
– alle Belege zur Rentenversicherung
– Sozialversicherungsunterlagen
– Zeugnisse
– Unterlagen über Immobilien (inklusive Kauf und Hausbau, vgl. oben)
– Grundbuchauszüge
– Krankenversicherungsunterlagen
– ärztliche Befunde
– Darlehensverträge
Auch in allen diesen Fällen ist man mit einer digitalen Kopie auf der sicheren Seite (vgl. oben). Zu den für die Rentenversicherung relevanten Belegen zählen gerade auch Arbeitsverträge, Bescheide über eine Versetzung im Unternehmen bzw. in ein Tochterunternehmen, bei Beamten Bescheide über Beförderungen, bei Arbeitslosen Nachweise über die Zeiten der Arbeitslosigkeit u. ä. Warum? Es kommt immer wieder vor, dass die Rentenaufrechnung von der BfA oder die Prüfung eines Pensionsanspruches Lücken aufweisen, weil die betreffende Information seitens des Arbeitgebers entweder nicht erfolgt oder im Laufe vieler Jahre bzw. Jahrzehnte verloren gegangen ist. Dann liegt es einem selbst, den entsprechenden Nachweis zu erbringen. Andernfalls geht man leer aus.

So ziemlich alle anderen Belege – die Kaufquittung der ausgelatschten Schuhe von vor einem Jahr, der ALDI-Kassenzettel, der Geburtstagsgruß von Oma Irmchen, das nie nachgemachte Apfelstrudelrezept von vor zehn Jahren, der Kalender vom vorletzten Jahr etc. – sind verzichtbar. Das kann weg – außer wenn man damit bestimmte Erinnerungen verknüpft und das aus persönlichen Gründen unbedingt aufheben will.