Dieser Beitrag richtet sich an alle diejenigen, die (i. d. R. ehrenamtliche) Vereinsarbeit leisten. Im Rahmen der Vereinsarbeit werden vom Vorstand Sitzungen abgehalten. Die dort getätigten Erörterungen oder Beschlüsse werden, so die Satzung es denn vorschreibt, normalerweise schriftlich festgehalten. Eine gesetzliche Vorschrift lt. BGB existiert diesbezüglich zwar nicht, aber das Sitzungsprotokoll ist die einzige Möglichkeit, um einen Nachweis über die Geschäftsführung des Vorstandes in den Händen zu haben. Folglich werden Sitzungsprotokolle angefertigt. Früher machte man das handschriftlich. Heute geschieht das zeitgemäß per Computer und Textverarbeitungsprogramm. Über kurz oder lang kommt dann irgendwann mal der Punkt, an dem ein Thema wieder hoch kommt und einer sagt: „Da war doch mal was – das müsste in irgendeinem Protokoll stehen!“

Ja … – aber in welchem? Genau hierzu möchte ich zumindest im Windows-Bereich unbedingt die portable Freeware „ScribblePapers“ empfehlen (zur Bedienung vgl. HIER). Das Programm ist uralt – ich selbst verwende es seit rund zwei Jahrzehnten – und läuft auch heute noch hervorragend. Der maximal mögliche Datenbestand beläuft sich auf 10 Millionen Ordner mit wiederum 10 Millionen Seiten zu jeweils maximal 2GB pro Seite: Platz ohne Ende! ScribblePapers ist für die Einplatz-Verwendung ausgelegt u. d. h. es existiert keine Netzwerkfähigkeit. Aber: Es lassen sich mehrere Programminstanzen simultan verwenden.

Wenn man die Software runterlädt sollte man NICHT den Installer nehmen, sondern stattdessen das ZIP-Archiv (gut 1MB klein), es entpacken und die so erhaltenen Dateien in einen dafür vorgesehenen Ordner schieben (wozu ohne Datenbestand rund 4MB an Speicherplatz benötigt werden). Die 1:1-Kopie davon läuft wirklich überall (auch vom USB-Stick aus) und die Startdatei ist ScPapers.exe. Wie geht es dann weiter? Das linke Fenster der Arbeitsoberfläche beinhaltet eine hierarchische Baumstruktur, wie man sie vom Windows-Explorer her kennt. Hier empfiehlt es sich, mittels rechter Maustaste einen Ordner „Protokolle“ anzulegen und den (wieder mittels rechter Maustaste) mit Unterordnern für die einzelnen Jahrgänge zu versehen. Bei jedem Unterordner wird pro Sitzungsprotokoll eine eigene Seite vorgesehen.


Das Anlegen von Ordnern und Unterordnern.

Die fertige Baumstruktur für die Sitzungsprotokolle.

Sobald das geschehen ist, ist die eigentliche Struktur für die Ablage der Sitzungsprotokolle auch schon fertig. Woran es jetzt noch fehlt, ist das Beschicken des Systems mit den Daten. Dazu ruft man das jeweilige und mittels Textverarbeitung erstellte Sitzungsprotokoll auf, markiert es, kopiert es in die Zwischenablage und fügt deren Inhalt bei ScribblePapers in die zugehörige (bis dato leere) Seite ein. Das ist rasch erledigt und auf diese Weise hat man binnen kürzester Zeit alle Protokolle zentral und chronologisch sortiert an einem Ort gesammelt. Sofern ein Protokoll nur als PDF zur Verfügung steht, kann man es mit einem Online-Dienst wie bspw. CleverPDF oder Free PDF Converter in das Word-Format konvertieren und die konvertierten Inhalte einfügen. Noch zwei kleine Hinweise an dieser Stelle: Wenn dabei das Layout des ursprünglichen Dokuments nicht perfekt wiedergegeben werden sollte dann macht das gar nichts, denn es kommt nur auf die Inhalte und nicht auf die „Verpackung“ an. Liegt einem PDF allerdings ursprünglich eine Grafik zugrunde, dann kann man die zwar auch übernehmen, aber für etwaige spätere Recherchen ist das eher kontraproduktiv, weil Bilder nicht nach Textausdrücken durchsucht werden können.

ScribblePapers legt die eingepflegten Datenbestände standardmäßig in einem automatisch erstellten Unterordner namens „Scribble Papers“ ab, doch unter „Bearbeiten/ Einstellungen“ lässt sich dessen Name ändern. Wichtig dabei ist nur, dass es sich um einen Unterordner im ScribblePapers-Ordner handelt und dass bei dem KEINE Laufwerksbezeichnung angegeben wird.


Das Festlegen eines Unterordners für die Datenbestände.

Die Datenablage erfolgt unverschlüsselt im RTF-Format in Dateien des Typs „Page0000015.scp“ u. d. h. wenn ScribblePapers irgendwann irgendwo mal nicht mehr laufen sollte (oder wenn ein anderes Betriebssystem zu Einsatz kommt), dann sind die Daten keineswegs verloren: Das simple Umbenennen in „Page0000015.rtf“ macht sie wieder für jede Textverarbeitung verfügbar. Doch zurück zu ScribblePapers und den eingepflegten (einkopierten) Datenbeständen. „Da war doch mal was – das müsste in irgendeinem Protokoll stehen!“ Das Auffinden einer Information ist jetzt kein Problem mehr, denn ScribblePapers verfügt über zwei ziemlich gute Suchfunktionen. Mit „Bearbeiten/ Suchen“ lässt sich die gerade aktive (d. h. rechts auf dem Bildschirm sichtbare) Seite nach einem einzelnen Textausdruck durchsuchen. Die Verwendung dieser Suchfunktion empfiehlt sich immer dann, wenn man weiß, auf welcher Seite was eigentlich stehen müsste, die Seite aber ziemlich umfangreich ist. Weitaus mächtiger ist jedoch die zweite Suchfunktion, die man mit dem Button, auf dem sich ein Taschenlampensymbol befindet, erreicht. Diese Funktion gestattet die Suche über alle Ordner und Seiten hinweg und auch die logische Verknüpfung von Suchbegriffen.


Der Aufruf der zweiten Suchfunktion.

Die zweite Suchfunktion bietet zahlreiche Optionen.

Bei dieser zweiten Suchfunktion findet sich unten am Bildschirm ein separates Fenster, in dem infrage kommende Ergebnisse aufgelistet werden. Das Anklicken eines Eintrags auf dieser Liste führt dann umgehend zum zugehörigen Protokoll.


Die Liste mit den Suchergebnissen.

Auf diese Weise ist es möglich, mit ScribblePapers auch lange zurück liegende Sitzungsprotokolle binnen Rekordzeit bequem nach bestimmten Informationen zu durchsuchen – kostenlos, zuverlässig und hochkompatibel. Die Datensicherung geschieht durch 1:1-Kopie des ScribblePapers-Hauptordners inklusive seines Datenablage-Unterordners. Angemerkt sei noch, dass sich im ScribblePapers-Ordner ein Bild namens „c_logo.bmp“ befindet. Ersetzt man das durch ein gleichnamiges, anderes Bild mit den maximalen Maßen von 480*365px, dann lässt sich beim Programmstart und -ende zusätzlich bspw. ein Vereinslogo anzeigen. Zu erwähnen wäre auch noch, dass ScribblePapers im Menü keine Speicheroption beinhaltet. Die ist auch nicht notwendig, denn bei Programmende geschieht das Speichern automatisch. Selbstverständlich kann man ScribblePapers neben der Verwendung für Sitzungsprokolle auch für alles Mögliche andere noch einsetzen: Zur Mailablage, zur Sicherung von Blog-Beiträgen, zur Verwaltung von Adressen und eben für alles, was sich aufzuheben lohnt.